Allgemein
Grundsätzlich dürfen keine Texte aus einem KOS gelöscht oder in ihrer Bedeutung geändert werden. Wenn ein KOS-Item als überholt oder ungültig erklärt wird, soll dieses bestehen bleiben und durch das Setzen des Erledigtdatum als passiv deklariert werden.
Änderungen an Statis und Erledigtdatum, führen in der Regel zu einem Kommentar auf dem betreffenden Auftrag.
Unterteilung
Die Beschreibungen zu den Unterteilungen sind in den Kapiteln Header, Auftrag und Kommentar abgehandelt.
KOS in der Praxis
Wann wird ein neuer KOS erstellt?
Ein neuer KOS wird immer dann erstellt, wenn ein Mitarbeiter entweder eine neue Auftrag an einen anderen Mitarbeiter weitergeben möchte oder wenn er seine Erkenntnisse in einem Bereich festhalten möchte um sie der Firma zukommen zu lassen.
Daraus folgt: Ein neuer KOS wird erstellt, ...
- wenn Know-How erarbeitet wird, das anderen Mitarbeitern hilfreich sein könnte.
- wenn durch die Ausführung eines Auftrages, neue noch nicht bekannte Anforderungen entstehen, die nichts mit dem eigentlichen Auftrag zu tun haben
- wenn unternehmenskritische Informationen abgelegt werden müssen
Wann werden neue Aufträge erstellt und wann nicht?
Bei bestehenden KOS, die von Mitarbeitern abgearbeitet oder delegiert werden müssen, stellt sich die Frage, wann ein neuer Auftrag erstellt werden soll und wann nicht.
Folgende Punkte geben darüber Aufschluss:
Neuer Auftrag muss erstellt werden, wenn…
| - | ein Auftrag unterteilt an mehrere Benutzer delegiert werden soll |
| - | sich der Auftrag als solches verändern würde (Aus einem Analyseauftrag soll kein Behebungsauftrag werden) |
Auftrag kann angepasst werden, wenn…
| - | der Auftrag als solches nicht geändert wird und nur an einen weiteren Benutzer weitergeleitet wird |
| - | sich ein Element des Auftrages ändert, diesen aber in seiner Form nicht ändert |
Wann soll das Erledigtdatum gesetzt werden und wann nicht?
Wenn jemand einen KOS erhält und diesen nicht selbst erledigen kann/will, stellt sich die Frage ob er sich durch das Setzen des Erledigt-Datum aus der Verantwortung nehmen will oder nicht. Grundsätzlich dürfen beteiligte eines KOS nur durch das setzten des "Erledigt-Datum" aus dem KOS ausgetragen werden. Ein Löschen eines Beteiligten, ist nur dann gestattet, wenn es sich um eine irrtümliche Zuteilung des Auftrags handelt. Änderungen am Erledigt-Datum oder der Zuteilung sind mit einem Kommentar zu protokollieren.
Delegieren von Aufträgen
Sofern es sich um eine Delegierung handelt, soll das Erledigtdatum erst gesetzt werden, wenn der Auftrag durchgeführt und auf seine Korrektheit überprüft wurde.
Abgeben von Aufträgen
Wenn sich der Auftraggeber in der Zuständigkeit geirrt hat, oder durch die Analyse des Auftrages, ein anderer Benutzer die Hauptverantwortung über einen Auftrag erhält, kann das Erledigtdatum gesetzt werden.
Aufträge, die vom Kunden oder vom Tester zurückkommen
Sofern die betroffenen Aufträge als erledigt gekennzeichnet sind und die betreffende Produktversion noch offen ist, kann das Erledigtdatum des betroffenen Benutzers gelöscht und mit einem Kommentar dokumentiert werden. Wenn die Version bereits geschlossen wurde, muss ein Nachfolge-KOS erstellt werden.