Das KOS Outlook AddIn kann zusätzlich installiert werden.
Das KOS Outlook AddIn ist in einer geöffneten E-Mail sichtbar (KOS erfassen)
Sobald das Ribbon 
gewählt wird, öffnet sich ein Fenster, falls im E-Mail Grafiken enthalten sind. In diesem Fenster kann ausgewählt werden, welche Grafiken in den KOS übernommen werden sollen. Anhänge werden immer
automatisch übernommen.Je nach Einstellung im Mandant werden die Anhänge direkt in der Datenbank gespeichert oder im Filesystem abgelegt.
Bei der Ablage in der Datenbank existiert ein Wert für die Maximalgrösse des Anhangs. Dieser ist in den Mandanteneinstellungen hinterlegt und darf die maximale Filegrösse, welche auf dem IIS eingestellt ist, nicht überschreiten.
Nach der Grafikauswahl öffnet sich der aus dem E-Mail generierte KOS:
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Typ |
Support |
Kunde |
Wird aus dem Absender der E-Mail ermittelt (hier: AGIS) Logik für das Auffinden einer Adresse anhand der Absenderadresse eines Mails:
1. In der Benutzertabelle von KOS im Feld 'E-Mail' wird eine genaue Übereinstimmung zur Absenderadresse gefunden und der Benutzer verweist auf eine Adresse.
2. In der Adresstabelle von KOS wird eine genaue Übereinstimmung zur Absenderadresse gefunden...
ODER
3. In der Adresstabelle von KOS im Feld 'Webadresse' ist der Postfix der Absenderadresse enthalten (Postfix: ab dem @-Zeichen)...
In allen drei Fällen muss die Adresse mit 'Als Kunde anzeigen' markiert und das Feld ADRFKE gefüllt sein
ADRFKE beinhaltet den Foldernamen des Kunden (Laufwerk P). Ist der Folder des Kunden nicht vorhanden, oder es fehlt das Unterverzeichnis 'Support', werden die Attachments nicht automatisch gespeichert sondern der Benutzer wird aufgefordert, das Speichern von Hand zu übernehmen |
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Produkt |
Wird aus dem Kunden ermittelt (hier: OPENService OS4BB) |
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Absender |
Wird aus dem Absender der E-Mail ermittelt (Muss in KOS als Benutzer eingetragen sein) |
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Projekt |
Logik für das auffinden eines Projekts anhand der Adresse in KOS 2. Wenn PRJKUR auch noch den Teilstring 'prima' beinhaltet wird das Produkt entsprechend gesetzt (alle anderen ergeben OPENService 4BB) 27.11.2012 |
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Version |
Logik für das auffinden der Version eines Projekts: UND 2. Verknüpft sind mit einer DB_Version welche im Namen 'osp' beinhaltet UND 3. DB_Version verknüpft ist mit einem Datensatz der Tabelle Versionen welche in KOS.Listenwerte eine Entsprechung findet zu (concat(vesver, '.', vesmle, '.', vesdle)) |
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Der neue KOS kann jetzt normal weiter bearbeitet werden.
Wird zum KOS ein Auftrag angelegt, erscheint beim Schliessen des Auftrages automatisch die Maske für die Benachrichtigung an den Kunden, welche jetzt zusätzlich manuell bearbeitet werden kann.
Auftrag erfassen
Wurde aus einem E-Mail bereits ein KOS erfasst, kann daraus auch ein neuer Auftrag hinzugefügt werden. Das funktioniert auch bei Antwort E-Mails, solange der KOS im Betreff enthalten ist. Wenn kein Auftrag
erfasst werden kann, ist der Button Auftrag erfassen ausgegraut. Zur Neuerfassung auf Auftrag hinzufügen klicken:
Falls das E-Mail Grafiken enthält, erscheint auch hier das Auswahlfenster für die Grafiken. Anhänge werden ebenso automatisch hinzugefügt. Danach geht es im KOS wie oben beschrieben weiter.